Generalforsamlingen er årets vigtigste begivenhed i jeres ejerforening, andelsboligforening eller grundejerforening. Det gælder både for beboerne og bestyrelsen. Det er dér, I træffer de vigtigste beslutninger for jeres forening og får mulighed for at drøfte, hvordan det går. Ofte er det også dér, hvor beboerne får lejlighed til at møde hinanden og jer i bestyrelsen.
Generalforsamlingen er derfor både en vigtig begivenhed i forhold til at træffe beslutninger og i forhold til at styrke fællesskabet i foreningen. Generalforsamlingen binder på den måde formelle beslutninger og hverdagen sammen, og den skal derfor gerne bidrage til, at det året rundt er rart at være en del af foreningen.
Generalforsamlingen er samtidig et formelt element i foreningsdemokratiet. Hvor vedtægterne er foreningens grundlov, er generalforsamlingen både det forum, hvor holdninger og ønsker drøftes, og det forum, hvor formelle beslutninger træffes gennem stemmeafgivning.
En velgennemført generalforsamling er derfor afgørende for både velovervejede beslutninger på foreningens vegne og fællesskabet og det gode naboskab blandt beboerne.
Bestyrelsen bør derfor bruge den fornødne tid på at sikre, at generalforsamlingen bliver en succes for alle deltagere. Nedenfor kan I finde nogle råd til, hvordan I gør generalforsamlingen til en succes i jeres forening.
Forbered jer i god tid
Sørg for at forberede jer i god tid:
Nogle forslag kræver lang forberedelse, hvis de skal være grundlag for en god drøftelse og beslutning på generalforsamlingen. Det gælder fx forslag om renovering, hvor der måske skal indhentes tilbud, og I skal finde ud af, hvordan det skal finansieres. Det kan også være, at der er kommet ny lovgivning eller andre forhold, som har betydning for foreningen, og som skal behandles på generalforsamlingen. Se vores vejledning og skabelon til Det gode forslag til generalforsamlingen.
Det er også en god idé at have afklaret, hvem der skal revidere regnskabet. Og hvis I bor i en andelsboligforening skal I måske have indhentet en valuarvurdering.
Endelig er det en god idé tidligt at finde ud af, hvem der er på valg til bestyrelsen, og om de genopstiller. Hvis der er nogle, som ikke genopstiller, kan I med fordel finde ud af, om der er mulige kandidater, som kan opfordres til at stille op. Det gælder også posterne som suppleant, revisor mv.
Involvér beboerne
Det er en god idé at involvere beboerne i løbet af året mellem generalforsamlingerne. I kan fx holde et beboermøde eller skrive ud til beboerne og høre, om de har ønsker og forslag til generalforsamlingen. Det kan også være en anledning til at præsentere beboerne for jeres tanker og forslag, så I kan høre deres holdning og få input på forhånd. På den måde kan I samarbejde med beboerne om forslag til generalforsamlingen.
Når I har besluttet jer for en dato for generalforsamlingen, er det også en god idé at melde det ud til beboerne. Så får de mulighed for at reservere datoen i deres kalender i god tid og forberede eventuelle forslag.
Hjælp beboerne med at formulere forslag. Ofte indsender beboerne forslag, som generalforsamlingen ikke kan tage stilling til, fordi de ikke er formuleret præcist nok eller mangler budget og finansiering. Når I får et sådant forslag ind, så kontakt beboeren og hjælp vedkommende med at formulere forslaget, så det kan blive behandlet på generalforsamlingen. Se vores vejledning og skabelon til Det gode forslag til generalforsamlingen.
Aftal tid, sted og frister
Der er en del formelle ting, der skal være på plads. Det fremgår af jeres vedtægter:
Der kan være krav til, hvor og hvornår generalforsamlingen skal afholdes. Og der er også frister for indkaldelse og udsendelse af dagsorden samt regnskab og budget. Særligt regnskab og budget skal ofte planlægges i god tid. Endelig kan der også være krav til, hvordan generalforsamlingen skal indkaldes.
Både bestyrelsesmedlemmer, administrator og revisor kan have travlt, så det er en god idé at aftale, hvem der gør hvad hvornår.
Klare roller
For at sikre en god gennemførelse af selve generalforsamlingen bør I have afklaret rollerne på generalforsamlingen og aftalt dem på forhånd. Det gælder fx:
- Dirigent: Det er jeres opgave at have forberedt, hvem I vil foreslå som dirigent – og aftalt det med vedkommende på forhånd.
- Fremlæggelse af beretning: I bør aftale på forhånd, hvem der fremlægger bestyrelsens beretning. Det er normalt formanden, men det behøver det ikke være.
- Fremlæggelse af regnskab og budget: I bør også aftale, hvem der fremlægger regnskab og budget, og om det er én fra bestyrelsen, administrator eller måske jeres revisor.
- Adkomstkontrol / afkrydsning: I skal også aftale, hvem der har overblikket over tilstedeværende og står for adkomstkontrol, hvis det er nødvendigt.
- Afstemninger og stemmesedler: Der kan være brug for stemmesedler undervejs, så det bør I forberede. Det gælder særligt i ejerforeninger, hvor der stemmes efter fordelingstal – og ikke antal.
- Referent: Aftal på forhånd, hvem der kan tage referat, så vedkommende kan forberede sig.
- Gæster: Aftal det i god tid, hvis der skal inviteres gæster, fx administrator, revisor, rådgiver eller en leverandør.
Sørg for et godt referat
Det er vigtigt, at de beslutninger, der bliver truffet på generalforsamlingen, bliver dokumenteret korrekt i referatet. Vi ser desværre alt for tit, at der efterfølgende opstår usikkerhed om, hvad der rent faktisk blev besluttet – eller at referatet ikke accepteres af en långiver eller Tinglysningsretten, fordi det er upræcist.
Det gode referat er kendetegnet ved, at følgende fremgår af referatet:
- Alt hvad der blev besluttet, så det kan forstås af én, der ikke var til stede og ikke har indkaldelsen, bilag mv. Til gengæld behøver referatet ikke omfatte drøftelser og indlæg i debatterne.
- Foreningens navn samt tid og sted for generalforsamlingen.
- Hvem der blev valgt som dirigent angivet med fulde navn.
- Både hvor mange ejere/andelshavere/grundejere og hvor mange stemmer, der var repræsenteret på generalforsamlingen, dvs. til stede eller repræsenteret ved fuldmagt.
- Om generalforsamlingen var lovlig indkaldt og beslutningsdygtig, eventuelt delvist beslutningsdygtig.
- Om regnskabet blev godkendt. I andelsboligforeningen skal det samtidig fremgå, hvilken andelskrone/andelsværdi der blev besluttet.
- Om budgettet blev godkendt og eventuelle ændringer i budgettet, samt om boligafgiften/fællesudgifterne/medlemsbidraget blev ændret.
- At det under hvert forslag fremgår præcis og konkret, hvad der blev besluttet. Hvis et forslag blev vedtaget, er det ikke tilstrækkeligt, at det fx fremgår, at forslaget blev vedtaget. Beslutningen, dvs. forslaget med eventuelle ændringer, skal også fremgå. Med andre ord: Det skal være muligt at se præcist, hvad der blev besluttet alene ved at læse referatet, dvs. uden at skulle læse eventuelle forslag, der var udsendt sammen med dagsordenen.
- At udfaldet af afstemninger fremgår. Det kan være med stemmetal eller angivet som “Enstemmigt vedtaget”, “Vedtaget med stort flertal” mv. Vær opmærksom på, hvis der ved visse forslag, fx vedtægtsændringer, er krav om særligt flertal, som så skal dokumenteres.
- At debattører og indlæg ikke nævnes med navn og adresse af hensyn til GDPR.
- At der under valg fremgår både hvem der blev valgt og hvem der udgør den samlede bestyrelse efter generalforsamlingen. Det er særligt vigtigt i foreninger, hvor medlemmer vælges for to år ad gangen. De valgte skal fremgå med deres fulde navn, valgperiode og rolle (fx formand, bestyrelsesmedlem, suppleant mv.).
- At den efterfølgende konstituering i bestyrelsen fremgår, så det fx fremgår, hvem der blev formand, hvis det er bestyrelsen, der vælger denne.
- At det ved valg af suppleanter fremgår, hvem der er valgt som henholdsvis første og anden suppleant osv.
Derudover skal I sørge for, at referatet bliver underskrevet i overensstemmelse med vedtægterne. I ejerforeninger og grundejerforeninger er det typisk dirigenten og den (nyvalgte) formand, der skal underskrive. I andelsboligforeninger er det typisk dirigenten og den samlede (nyvalgte) bestyrelse, der skal underskrive.
Husk at følge op
Når generalforsamlingen er afsluttet, er det vigtigt, at I husker at følge op på beslutningerne.
Først og fremmest skal der udarbejdes et referat, og det skal udsendes til medlemmerne inden for fristen i vedtægterne. Referatet skal også sendes til jeres administrator hurtigst muligt.
Derudover kan der være en række beslutninger, der skal følges op på. Det kan fx være:
- Ændringer i bestyrelsen skal meddeles til administrator eller bank. Det kan også omfatte, at I skal konstituere jer i bestyrelsen.
- Ændringer i boligafgift/fællesudgifter/medlemsbidrag
- Ændringer i vedtægter og husorden, som i givet fald skal opdateres og udsendes til medlemmerne. I ejerforeninger skal ændringer i vedtægterne tillige tinglyses.
- Øvrige forslag og beslutninger som skal gennemføres.
- Revisor skal have oplyst, om vedkommende blev genvalgt.
Tjekliste
Vi har udarbejdet en tjekliste, som I kan bruge, når I forbereder generalforsamlingen.
I er altid velkomne til at kontakte DABEA, hvis I har spørgsmål, brug for tjeklisten eller brug for vejledning: kontakt@dabea.dk eller telefon 21 86 68 44.
