Der er ikke noget mere ærgerligt end at få afvist sit forslag på generalforsamlingen, når man har brugt tid og energi på at udarbejde forslaget. Det oplever vi som professionelle administratorer desværre ikke så sjældent. Det skyldes ofte, at forslaget ikke er konkret nok, mangler beskrivelse af de økonomiske konsekvenser eller har andre formelle mangler.
Vi har derfor lavet en vejledning til, hvad det gode forslag til generalforsamlingen indeholder – og en skabelon til at formulere og indsende dit forslag.
Det gode forslag til generalforsamlingen indeholder følgende elementer:
- Forslagsstiller
- Begrundelse for forslaget
- Det konkrete forslag
- Konsekvenser ved forslaget
- Udgifter til at gennemføre forslaget
- Efterfølgende udgifter som følge af forslaget
- Formelle regler: Vedtægter, husorden og lovgivning
- Eventuelle bilag
Nedenfor beskriver vi de otte punkter og giver dig nogle gode råd til, hvad du skal være opmærksom på.
1. Forslagsstiller
I de fleste foreninger er det kun medlemmer, der kan stille forslag til generalforsamlingen. Du skal derfor oplyse, hvem du er, og hvor du bor i foreningen. Du kan også oplyse om eventuelle medforslagsstillere.
2. Begrundelse for forslaget
Det er ikke et krav, men det er altid en god idé at begrunde dit forslag. Det kan medvirke til at skabe en positiv stemning på forhånd for forslaget.
Du kan fx skrive, at du foreslår en legeplads, fordi der er flyttet mange børnefamilier til foreningen inden for de seneste år, og at en legeplads vil medvirke til, at børnene leger dér i stedet for på de fælles parkeringsarealer.
3. Det konkrete forslag
For at generalforsamlingen kan tage stilling til dit forslag, skal det være så konkret og præcist som muligt – og man skal kunne stemme ja eller nej til det.
Du skal altså beskrive, hvad du gerne vil have gennemført. Det kan fx omfatte beskrivelse af den fysiske placering og det fysiske omfang af ændringerne eller formuleringen af nye regler i foreningen.
Hvis forslaget ikke er tilstrækkeligt præcist og konkret, vil dirigenten på generalforsamlingen ofte afvise at behandle det.
Det er fx ikke nok at skrive: “Jeg foreslår, at vi får en legeplads i foreningen.”
Du skal også skrive, hvor du foreslår, at legepladsen skal ligge, og hvor stor den skal være. Du skal også gerne beskrive, hvad den skal/kan indeholde.
Du kan fx skrive: “Jeg foreslår, at der bliver etableret en legeplads på græsplænen ud for nr. 57. Legepladsen skal være på ca. 5 x 5 meter. Den kan fx indeholde et legetårn, en rutsjebane og en gangbro samt en sandkasse.”
Hvis du foreslår en ændring af jeres vedtægter eller husorden, skal du angive formuleringen i de nuværende regler, du foreslår ændret, og dit helt konkrete forslag til ny formulering. Formuleringen skal være så præcis, at den efterfølgende kan håndhæves af bestyrelsen.
Det er fx ikke nok at skrive: “Jeg foreslår, at det skal være forbudt at larme om aftenen i foreningen.”
Du kan i stedet skrive: “Jeg foreslår et nyt punkt i vores husorden med følgende formulering: ‘Der skal være ro mellem kl. 22 og 8. I det tidsrum må der ikke larmes og støjes, høres høj musik og tv mv. Støjende maskiner må kun anvendes i tidsrummet kl. 7 til 19 på hverdage og kl. 9 til 19 i weekenden.‘”
4. Konsekvenser ved forslaget
Det er en god idé at tænke over og beskrive, hvilke konsekvenser forslaget vil have. Det kan også give anledning til, at forslaget måske indeholder en løsning på de ulemper, som forslaget kan medføre.
Du kan fx skrive, at konsekvensen af den nye legeplads er, at havebordene skal flyttes. Du kan så samtidig foreslå en ny placering – eller argumentere for, at det ikke gør noget, fordi de ikke længere bliver brugt.
5. Udgifter til at gennemføre forslaget
For at forslaget kan blive behandlet på generalforsamlingen, skal de økonomiske konsekvenser af forslaget fremgå af det forslag, der bliver sendt ud sammen med dagsordenen. Hvis det ikke er tilfældet, vil dirigenten ofte afvise, at forslaget kan blive vedtaget.
Du skal derfor finde ud af, hvad det vil koste at gennemføre forslaget. Det kan du fx gøre ved at indhente et eller flere tilbud på etableringen. Det kan være en god idé at vedlægge tilbuddene som bilag til forslaget.
Du skal også forklare, hvordan udgifterne finansieres. Det kan fx være af foreningens opsparing, ved at blive lagt ind i budgettet som en del af de løbende udgifter, ved at optage et lån eller ved en ekstraordinær indbetaling fra medlemmerne.
6. Efterfølgende udgifter som følge af forslaget
Ligesom du skal beskrive, hvad det koster at gennemføre forslaget, skal du beskrive, hvis der i årene fremover er udgifter forbundet med gennemførelsen af forslaget. Det kan være højere udgifter til renholdelse, vedligeholdelse eller administration.
Hvis du foreslår en legeplads, kan der fx være årlige udgifter til lovpligtig legepladsinspektion og udgifter til reparation og vedligeholdelse.
Udgifterne vil fremover skulle indgå i foreningens budget.
7. Formelle regler: Vedtægter, husorden og lovgivning
Når du stiller et forslag, skal du tjekke, om forslaget lever op til de formelle regler, der gælder for foreningen. Det er normalt foreningens vedtægter, husorden, lokalplan og gældende lovgivning i øvrigt.
Hvis der fx står i foreningens husorden, at børn ikke må lege på foreningens fællesarealer, kan du ikke stille et forslag om at etablere en legeplads – uden også at stille forslag om ændring af foreningens husorden.
Samtidig er der fx også regler om, at det kræver byggetilladelse at etablere en legeplads på fællesarealerne i en forening. Du skal derfor have undersøgt, hvilke krav kommunen har til etablering af legepladsen, og hvordan I får en byggetilladelse – og hvad det koster.
8. Bilag
Det kan være en god idé at vedlægge bilag til forslaget. Bilag kan fx være:
- Kort, tegninger eller billeder, der illustrerer forslaget
- Budget
- Tilbud fra leverandører
- Uddybende beskrivelse eller begrundelse
Det var en del ting at være opmærksom på – vi håber ikke, at du har mistet modet. Hvis det virker svært, kan du ofte få hjælp af nogle naboer eller af bestyrelsen. I kan også være en gruppe, der arbejder sammen med at formulere forslaget.
Hvis du bor i en forening, der er administreret af DABEA, hjælper vi dig også gerne med at formulere forslaget. Men husk at kontakte os i god tid inden fristen for at indsende forslag.
I er altid velkomne til at kontakte os på kontakt@dabea.dk eller telefon 21 86 68 44.
